Bezahlt pro Lizenz, genutzt pro Aufgabe

Bezahlt pro Lizenz, genutzt pro Aufgabe.

Eine Lizenz kostet unabhängig davon, ob sie genutzt wird. Berichten zufolge sind nur 20 bis 30 Prozent der bezahlten Microsoft-365-Copilot-Lizenzen wöchentlich aktiv, und schon “aktiv” ist großzügig definiert: eine einzige beabsichtigte Aktion pro Woche reicht. Der eigene Admin-Report zeigt erfasste Aktivität, Prompts und Tage mit Copilot-Chat-Prompts pro Person. Aus diesen Zählungen allein geht nicht hervor, ob eine Geschäftsaufgabe erledigt wurde.

Verkaufte Lizenzen meldet jeder Anbieter gern, in Millionen und mit Wachstumsraten. Genutzte Lizenzen meldet keiner. Und auf der Rechnung kosten beide dasselbe: pro Kopf, pro Monat, im Voraus.

Zwei Rechnungen, eine Lücke

Microsoft, wie die meisten Anbieter von KI-Assistenten, verkauft pro Kopf und Monat. Der Preis gilt unabhängig davon, ob die Person die Lizenz einmal am Tag oder einmal im Quartal öffnet. Das ist kein Zufall, sondern das Geschäftsmodell: Die Marge entsteht aus der Differenz zwischen der Pauschale und dem tatsächlichen Verbrauch. Wenig genutzte Lizenzen sind für den Anbieter die profitabelsten.

Das Gegenmodell wäre Abrechnung nach Verbrauch, wie bei den zugrundeliegenden Modell-APIs. Keine Verschwendung durch Nichtnutzung, dafür schwankende Kosten von Monat zu Monat. Fast jedes Unternehmen kauft heute trotzdem Seats, nicht Verbrauch, weil Pauschalen einfacher zu budgetieren sind. Genau diese Einfachheit versteckt die Lücke.

Was berichtet wird

Auf der Verkaufsseite ist die Zahl eindeutig: Microsoft meldete im Januar 2026 weltweit 15 Millionen bezahlte M365-Copilot-Lizenzen, ein Plus von 160 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Und schon Ende 2024 nutzten nach Microsofts eigener Aussage knapp 70 Prozent der Fortune-500-Unternehmen Copilot.

Auf der Nutzungsseite wird es unschärfer. Presseberichte taxieren den Anteil der wöchentlich aktiv genutzten unter den bezahlten Lizenzen auf 20 bis 30 Prozent; eine auditierte Primärerhebung steht hinter dieser Spanne nicht. Einer Erhebung von Recon Analytics zufolge fiel Copilots Anteil unter den zahlenden KI-Abonnenten in den USA von 18,8 Prozent im Juli 2025 auf 11,5 Prozent im Januar 2026. Beide Nutzungszahlen sind Presse- bzw. Analystenangaben, keine eigenen Messungen, und sollten auch im Gespräch so gekennzeichnet bleiben; alle Fundstellen stehen am Ende des Beitrags.

Dass das Problem real ist, bestätigt indirekt Microsoft selbst: Im Dezember 2025 senkte der Konzern die Preise im SMB-Segment, und mit “Frontier Company” läuft ein milliardenschweres, mehrere tausend Mitarbeitende starkes Programm, das Kunden aus der Pilotphase in echte Nutzung holen soll. Ein Anbieter investiert nicht in ein Programm dieser Größe gegen ein Problem, das er für klein hält.

Was “aktiv” in diesem Report heißt

Im Nutzungsbericht des M365 Admin Centers reicht eine absichtliche Copilot-Aktion für den Status aktiv. Das gewählte Zeitfenster umfasst 7, 28, 90 oder 180 Tage. Die Nutzertabelle zeigt zusätzlich Prompts und Tage, an denen eine Person Prompts an Copilot Chat abgeschickt hat. Das Copilot Dashboard in Viva Insights ergänzt Prompt-Kategorien. Die genaue Abgrenzung der Metriken und die Stundenschätzungen erklärt der Beitrag zum Admin Center.

Aus einer erfassten Aktion folgt noch keine erledigte Geschäftsaufgabe. Wer eine Zusammenfassung in Copilot Chat anfordert und anschließend verwirft, hat einen Prompt abgeschickt. Weitere Prompts am selben Tag erhöhen den Prompt-Zähler. Der Zähler aktiver Tage bleibt für diesen Tag bei eins. Für den Nutzen ist entscheidend, ob das Ergebnis Arbeit erspart und wie viel Nacharbeit nötig ist.

Sinnvoller lässt sich Nutzung als Treppe mit vier Stufen denken: aktiviert, aktiv im Sinne von Microsofts Definition, habituell (wöchentlich), wertschöpfend. Die zitierten 20 bis 30 Prozent sitzen auf der dritten Stufe von unten. Wie groß der Anteil ist, der die vierte erreicht, misst keine der öffentlich zitierten Zahlen.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

Die berichteten 20 bis 30 Prozent sind ein Branchendurchschnitt, bei dem eine einzige Aktion pro Woche als Nutzung zählt, keine Aussage über ein einzelnes Unternehmen. Der eigene Admin-Center-Report ist der erste ehrliche Schritt, weil er die eigene Zahl statt einer Branchenschätzung liefert. Er zeigt die erfasste Nutzung. Für die Entscheidung kommen die Zahl brauchbarer Ergebnisse, die dafür nötige Nacharbeit und ein Kostenvergleich hinzu.

Ohne die eigene Zahl bleibt jede Diskussion über KI-Lizenzkosten eine Diskussion über fremde Umfragen. Mit ihr lässt sich prüfen, wie häufig die erfassten Copilot-Funktionen im eigenen Unternehmen genutzt werden.

Eine Frage bleibt dabei offen, und sie ist in vielen deutschen Unternehmen die schwierigere: Wie lässt sich Nutzung überhaupt auswerten, ohne die Mitbestimmung zu übergehen. Dazu mehr in einem der nächsten Beiträge dieser Reihe.

Häufige Fragen

Wie viele der bezahlten KI-Lizenzen werden tatsächlich genutzt? Presseberichte taxieren den Anteil der wöchentlich aktiv genutzten unter den bezahlten Microsoft-365-Copilot-Lizenzen auf 20 bis 30 Prozent. Eine auditierte Messung steht hinter dieser Spanne nicht, und “aktiv” heißt dabei nur: mindestens eine beabsichtigte Aktion pro Woche. Der Wert für ein konkretes Unternehmen kann darüber oder darunter liegen und lässt sich nur mit den eigenen Nutzungsdaten bestimmen.

Was zählt bei Microsoft 365 Copilot als “aktive” Lizenz? Im Admin Center reicht eine beabsichtigte Copilot-Aktion im gewählten Zeitraum, damit ein Nutzer als aktiv zählt. Die Zeitfenster betragen 7, 28, 90 oder 180 Tage. Die Nutzertabelle zeigt außerdem Prompts und Tage mit Copilot-Chat-Prompts. Diese Zählungen sagen noch nicht, ob eine Geschäftsaufgabe erledigt wurde.

Warum reicht der Admin-Center-Report allein nicht als Antwort? Der Bericht zeigt Prompts und Aktivität. Für die Wirtschaftlichkeit braucht es zusätzlich brauchbare Arbeitsergebnisse, Prüfaufwand und Kosten. Die Stunden- und Wertangaben im Copilot Dashboard sind Schätzungen aus dokumentierten Formeln. Ob ein günstigeres Modell dieselben Aufgaben ausreichend gut löst, muss gesondert geprüft werden.

Quellen

• 15 Millionen bezahlte Copilot-Lizenzen (Januar 2026): Microsoft-Angabe aus dem FY26-Q2-Earnings-Call, dokumentiert bei Office 365 for IT Pros und auf Deutsch bei SharePoint360.
• Knapp 70 Prozent der Fortune 500 (Ende 2024): Microsofts eigene Ignite-Ankündigung.
• 20 bis 30 Prozent wöchentlich aktiv: mehrfach zitierte Presseschätzung ohne auditierte Primärerhebung, z. B. bei ValueAdd VC.
• 18,8 auf 11,5 Prozent Anteil unter zahlenden KI-Abonnenten (USA): Recon Analytics, “AI Choice 2026”, Umfrage mit über 150.000 Befragten.
• Preissenkung im SMB-Segment (Dezember 2025): Computerworld.
• “Frontier Company” (2,5 Mrd. $, rund 6.000 Beschäftigte): CNBC und TechCrunch.
• Admin-Center-Report und Definition von “aktiv”: Microsoft Learn.

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