--- title: "Lieferantenprüfung: automatisch statt von Hand." source: https://bitvaria.com/lieferantenpruefung --- Für Unternehmen mit vielen Lieferanten # Lieferantenprüfung: automatisch statt von Hand. Der Lieferant bestätigt einen anderen Termin, Preis oder eine andere Menge, und oft merkt es niemand, bis die Ware fehlt oder die Rechnung nicht stimmt. Wir prüfen jede Auftragsbestätigung noch am Eingangstag gegen Ihre Bestellung. Bestellung und Auftragsbestätigung nebeneinander. Artikel, Menge, Preis und Lieferant stimmen überein, der Termin weicht ab: bestellt KW 45, bestätigt KW 47. Offen bleibt eine Entscheidung: Termin KW 47 annehmen? Beleg und Werte sind illustrativ. [Gespräch anfragen](#kontakt) [So läuft der Einstieg](#einstieg) ## Was heute passiert Vier Bilder. Im Wareneingang fehlen in Kalenderwoche 45 die bestellten 500 Halterungen. Im Postfach des Einkaufs liegt die Auftragsbestätigung des Lieferanten, vor drei Wochen eingegangen und abgelegt; die Bestellung gilt damit als bestätigt. Darin steht als Termin Kalenderwoche 47, bestellt war Kalenderwoche 45. Mit der Prüfung liegt dieselbe Bestätigung am Tag ihres Eingangs als Frage beim Einkauf: Termin KW 47 statt KW 45 annehmen oder beim Lieferanten nachfassen. Ablauf illustrativ. Die Auftragsbestätigung Der Lieferant bestätigt mit anderem Termin, anderem Preis oder anderer Menge. Der Einkauf sieht es nur, wenn er jede Bestätigung aufmacht und Position für Position vergleicht. Bei vielen kleineren Lieferanten bleibt das liegen. Der Lieferschein Auf dem Lieferschein passt die Menge nicht zur Bestellung, die Charge fehlt, eine Position ist vertauscht. Gegen die Bestellung geprüft wird er oft erst beim Buchen, und die Abweichung fällt manchmal erst in der Produktion auf. Warum das gerade jetzt drückt Gute Leute im Einkauf und in der Disposition sind schwer zu finden. Wer neu kommt, braucht Monate, bis er die Lieferanten und die Ausnahmen kennt. Die Automatisierung hält diese Regeln fest, damit sie nicht mit jedem Wechsel neu gelernt werden müssen. ## So machen wir das Die Automatisierung hält die Regeln Ihres Hauses fest und wendet sie auf jeden Beleg an, Tag für Tag. Ihr Einkauf sieht nur noch die Abweichungen und entscheidet. 1. Schritt 1 ### Eingang Bestätigung oder Lieferschein kommt als PDF, per Mail oder aus dem Portal. 2. Schritt 2 ### Prüfen Termin, Preis, Menge und Artikel gegen die Bestellung im ERP, nach Ihren Regeln und Toleranzen. 3. Schritt 3 ### Vorlegen Nur die Abweichungen, mit Grund, an die Person in Ihrem Einkauf, die entscheidet. 4. Schritt 4 ### Zurückschreiben Was stimmt oder was Ihr Einkauf freigegeben hat, landet im ERP: bestätigter Termin und Preis am Beleg. 5. Schritt 5 ### Berichten Jeden Monat ein Bericht an die Geschäftsführung: geprüfte Belege, gemeldete Abweichungen, was der Einkauf daraus gemacht hat. ## So läuft der Einstieg 1. 1 ### Sie rufen an oder schreiben uns Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags und schlagen einen Termin vor. Ihr Aufwand: ein Anruf oder zwei Sätze im Formular 2. 2 ### Dreißig Minuten mit der Person, die heute prüft Sie erzählen uns, wie Bestätigungen und Lieferscheine bei Ihnen ankommen und wer sie heute prüft. Danach sagen wir Ihnen, ob sich ein Befund lohnt; wenn nicht, sagen wir auch das. Ihr Aufwand: dreißig Minuten 3. 3 ### Der Befund: eine Woche ab dem vollständigen Export Sie exportieren die Bestellungen eines Monats, die Bestätigungen und Lieferscheine dazu und den heutigen Stand dieser Bestellungen im ERP. Die Person, die prüft, zeigt uns zwanzig Minuten lang, wie sie das heute macht. Dann prüfen wir alle Belege gegen die Bestellungen und den ERP-Stand. Ihr Aufwand: der Export, zwanzig Minuten am Bildschirm, danach zu jeder gemeldeten Abweichung ein Urteil: echt oder nicht 4. 4 ### Ein Blatt auf dem Tisch Was geprüft wurde, was abweicht, was davon im ERP nicht berücksichtigt ist. Wie so ein Blatt aussieht, zeigt das Beispiel. Bei der Besprechung sitzt die Person am Tisch, die über die Einrichtung entscheidet. Vorher ist vereinbart, dass wir bei deutlichem Befund über die Einrichtung sprechen. Ihr Aufwand: eine Besprechung Befund · Bestätigungen September Beispiel 312 Bestätigungen gegen die Bestellung geprüft, 31 weichen ab. 9 Abweichungen sind im ERP nicht berücksichtigt - **4** Liefertermine bis zu zwei Wochen später als bestellt - **3** Preise zusammen 1.840 € höher als bestellt - **2** Mengen zusammen 120 Stück weniger als bestellt AB 4471 · Halterung bestellt KW 45 bestätigt KW 47 im ERP KW 45 Der Fall aus den Bildern oben. Die übrigen 22 sind im ERP bereits berücksichtigt. Beispiel eines Befund-Blatts zu den Auftragsbestätigungen eines Monats: 312 gegen die Bestellung geprüft, 31 weichen ab, 9 davon sind im ERP nicht berücksichtigt: 4 Liefertermine bis zu zwei Wochen später als bestellt, 3 Preise zusammen 1.840 € höher als bestellt, 2 Mengen zusammen 120 Stück weniger als bestellt. Die übrigen 22 sind im ERP bereits berücksichtigt. Als Fall steht AB 4471, eine Halterung: bestellt KW 45, bestätigt KW 47, im ERP KW 45, derselbe Fall wie in den Bildern oben. Steht der bestätigte Termin nicht im ERP, plant die Disposition mit dem alten. Steht der Preis nicht im ERP, passt die Rechnung später nicht zur Bestellung. Deshalb brauchen wir für den Befund neben den Belegen den heutigen Stand Ihrer Bestellungen im ERP. Der Befund ist kostenlos, weil wir ihn selbst brauchen: Erst an Ihren Belegen sehen wir, wie viel Arbeit die Einrichtung macht, und erst danach können wir einen Festpreis nennen. Wenn es nicht passt, bleibt das Blatt bei Ihnen, und es gibt keine Rechnung. Die Rechnung für die Einrichtung kommt erst, wenn die Abnahme an Ihren Belegen bestanden ist. Das Angebot ## Vier Stufen, jede so klein wie möglich. Sie entscheiden nach jeder Stufe neu. Stufe 1 · Einstieg ### Befund an Ihren Belegen Zwanzig Minuten Zusehen, dann prüfen wir die Bestätigungen und Lieferscheine eines Monats gegen die Bestellungen. Eine Woche nach dem vollständigen Export liegt ein Blatt vor: was geprüft wurde, was abweicht, und was davon im ERP nicht berücksichtigt ist. Ablauf, Bedingung und Ihr Aufwand stehen oben unter „So läuft der Einstieg“. Bedingung: Bei der Besprechung des Befunds sitzt die Person am Tisch, die über die Einrichtung entscheidet. Die Belege bleiben vertraulich. Nach dem Befund löschen wir unsere Kopie. kostenlos eine Woche ab dem vollständigen Export; Ihr Aufwand: zwanzig Minuten Zusehen, der Export, ein Urteil zu jeder Meldung, eine Besprechung Stufe 2 · Einrichtung ### Einrichtung auf Ihre Lieferanten und Regeln Eine Prüfung: Auftragsbestätigungen gegen die Bestellung oder Lieferscheine gegen die Bestellung. Ihre Lieferanten, die Regeln und Toleranzen Ihres Hauses. Abweichungen gehen an den Einkauf, Stimmiges wird ins ERP zurückgeschrieben. Der Preis gilt je Prüfung: Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die zweite Prüfung ist eine eigene Einrichtung mit eigenem Betrieb, wenn Sie sie wollen. ab 4.800 € Festpreis nach Befund, netto, Zurückschreiben ins ERP eingeschlossen. Der Preis richtet sich nach dem Umfang, den der Befund gezeigt hat. Rechnung nach bestandener Abnahme. Stufe 3 · Abnahme ### Abnahme an Ihren Belegen Abgenommen wird an den Belegen aus dem Befund: keine echte Abweichung übersehen, höchstens ein Fehlalarm je zehn Meldungen. Danach läuft die Prüfung wenige Tage neben Ihrer heutigen Prüfung her, bevor das Schreiben ins ERP frei ist. Ob eine gemeldete Abweichung echt ist, sagt Ihr Einkauf. Daran wird gemessen. im Festpreis Teil der Einrichtung Stufe 4 · Betrieb ### Laufender Betrieb Neue Lieferantenformate, geänderte Regeln, Überwachung, Ansprechpartner an Werktagen. Jeden Monat ein Bericht an die Geschäftsführung: geprüfte Belege, gemeldete Abweichungen, was der Einkauf daraus gemacht hat. Die erste Zeile eines solchen Berichts, als Beispiel: Oktober · 284 geprüft · 23 gemeldet · 20 vom Einkauf bestätigt · 1 Fehlalarm · 2 offen ab 690 € / Monat je Prüfung (Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine), netto, Monatsbericht eingeschlossen ### Was Sie dafür brauchen - Die Bestellungen eines Monats, so wie sie an die Lieferanten gingen, und die Bestätigungen und Lieferscheine dazu, so wie sie ankamen. - Den heutigen Stand dieser Bestellpositionen im ERP, Termin, Preis und Menge, wie sie jetzt im System stehen, wo vorhanden mit Änderungshistorie. Das ist ein Listen-Export, den Einkauf oder IT ziehen können; nur daran sehen wir, welche Abweichung im ERP bereits berücksichtigt ist und welche nicht. - Die Person, die heute prüft, für zwanzig Minuten am Bildschirm. Nach dem Befund sagt sie zu jeder gemeldeten Abweichung, ob sie echt ist. Daran wird später abgenommen. - Für die Einrichtung: einen Zugang zu Ihrem ERP. Den richtet Ihr IT-Dienstleister ein, sein Aufwand liegt bei Ihnen. ### Nicht enthalten - Schulungen und KI-Workshops. - Rechnungseingang und Zahlungslauf. Das machen Buchhaltung und ERP. - Lizenzen, Sitzplätze oder ein neues System als Vorbedingung. Die Prüfung läuft an Ihrem ERP. ## Warum wir, und wann nicht ### Was Ihr IT-Dienstleister macht, was wir machen Ihr IT-Dienstleister hält Ihre Systeme am Laufen und richtet den Zugang zum ERP ein. Wir entwickeln den Vorgang, der zwischen diesen Systemen von Hand läuft, zum Festpreis, betreiben ihn und zeigen Ihnen jeden Monat im Bericht, was er gefunden hat. ### Warum nicht ein fertiges Werkzeug Es gibt Werkzeuge, die Bestätigungen lesen und mit Bestellungen vergleichen. Eines einzuführen und am Laufen zu halten, ist Arbeit bei Ihnen: Formate pflegen, Regeln anpassen, prüfen, ob es noch stimmt. Wir richten die Prüfung auf Ihre Lieferanten und Regeln ein, schreiben ins ERP zurück, betreiben sie und berichten jeden Monat. ### Wann es sich nicht lohnt Wenn fast alle Ihre Lieferanten per EDI bestätigen, wenn es nur wenige Bestätigungen je Woche sind oder wenn sich die Regeln nicht festhalten lassen, weil jede Bestätigung anders entschieden wird. Dann reicht meist ein fertiges Werkzeug oder die Prüfung von Hand. Das sagen wir Ihnen im ersten Gespräch. ## Was Sie vermutlich fragen Was, wenn die Prüfung etwas übersieht? Abgenommen wird an den Belegen aus dem Befund: keine echte Abweichung übersehen, höchstens ein Fehlalarm je zehn Meldungen. Danach läuft die Prüfung wenige Tage neben Ihrer heutigen Prüfung her, bevor das Schreiben ins ERP frei ist. Und über jede gemeldete Abweichung entscheidet ein Mensch in Ihrem Einkauf. Wo landen unsere Belege? Für den Befund bekommen wir Ihre Belege und den ERP-Stand als Dateien. Der KI-Dienst, den wir für die Prüfung nutzen, lernt nicht aus Ihren Daten und bewahrt sie nicht dauerhaft auf; nach dem Befund löschen wir unsere Kopie. Im Betrieb läuft die Prüfung an Ihrem ERP, und was dort gelesen und zurückgeschrieben wird, vereinbaren wir vor der Einrichtung mit Ihnen. Was braucht unsere IT dafür, und welches ERP muss das sein? Für den Befund einen Listen-Export der Bestellungen aus dem ERP, den Einkauf oder IT ziehen können, dazu die Belege als Dateien. Für die Einrichtung einen Zugang zu Ihrem ERP; den richtet Ihr IT-Dienstleister ein, sein Aufwand liegt bei Ihnen. Welche Anbindung an Ihr ERP geht, klären wir vor dem Angebot; bei älteren Systemen kann ein Datei-Export der Weg sein. Und wenn wir nach dem Befund nicht weitermachen? Dann behalten Sie das Blatt, wir löschen unsere Kopie der Belege, und es gibt keine Rechnung. Vereinbart ist nur das Gespräch über die Einrichtung bei deutlichem Befund, nicht die Einrichtung selbst. Was passiert mit Belegen, die die Prüfung nicht lesen kann? Eine Bestätigung ohne Bestellnummer, ein schlecht gescannter Lieferschein, eine Position, die zu keiner Bestellung passt: Das geht als offener Fall an Ihren Einkauf. Grundsatz: Was die Prüfung nicht sicher lesen oder zuordnen kann, entscheidet ein Mensch, und daraus wird nichts ins ERP geschrieben. ## Eine Woche nach dem Export liegt ein Blatt auf Ihrem Tisch. Der erste Schritt sind dreißig Minuten mit der Person, die heute prüft. Ob Sie selbst anrufen oder jemand aus Ihrem Einkauf, spielt keine Rolle; wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags. [Telefon+49 151 685 881 97](tel:+4915168588197) [E-Mailhi@bitvaria.com](mailto:hi@bitvaria.com) bitvaria GmbH · Winkelweg 1b · 87459 Pfronten im Allgäu Worum geht es?LieferantenprüfungEin anderer VorgangEine Frage Name E-Mail Nachricht Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Kontaktformular erhalten Sie in unseren [Datenschutzinformationen](https://bitvaria.com/privacy) Gespräch anfragen